8 + 1 razlog zašto treba da imate Hotelsku Recepciju – hotelski sistem

Hotelski sistem danas nije samo savremeno dostignuće za velike hotele. Dobar sistem može da vam uštedi mnogo vremena, živaca i nepotrebne papirologije.

Na kraju krajeva, možda ne dozvoljavate dobar stari rukopis – to radite godinama i čak nemate razloga da menjate svoje uobičajene prakse. Ili izbegavate hotelski sistem jer niste tehnički tip, ili će vam biti preskup. Ali bez obzira na razlog, danas ćemo vam pokazati da ovu prijatnu modernizaciju možda izbegavate potpuno nepotrebno.

Danas već imate izbor između raznih hotelskih, restoranskih ili drugih sistema rezervacija. Vreme ide napred i u oblasti tehnologije u turizmu, a kada se pomene hotelski sistem, daleko je od samo HOREC-a. Možete birati između nekoliko rešenja za PMS (Property management system) i bilo da tražite cenu, jednostavnost ili dodatne elemente, pravi izbor za vas svakako postoji.

Ali hajde da pogledamo 9 prednosti koje vam hotelski sistem može ponuditi.

1. Elektronska knjiga gostiju

Recite zbogom sveskama, rokovnicima i desetinama različitih papira. Sa hotelskim sistemom dobijate jasnu elektronsku knjigu gostiju u kojoj možete lako da se snađete i odmah pronađete informacije koje su vam potrebne. Više nećete preturati po zbunjujućim sveskama, sve rezervacije, fakture, dolasci i odlasci vaših gostiju biće na jednom mestu. Plus, manje papira je manje = manje opterećenje na planeti.

2. Pregled trenutne zauzetosti

Zahvaljujući hotelskom sistemu, imate trenutni pristup vašim rezervacijama. Tako, na primer, ako treba da proverite dostupnost, ne morate da otvarate Booking, sve potrebne informacije ćete pronaći na listu rezervacija u vašem sistemu. Pored toga, rezervacije sa portala se automatski prenose ovde i popunjenost soba je ažurna. Zahvaljujući međusobnom povezivanju sistema, više ne morate stalno da pratite svoje kapacitete, na primer u Bookingu, gde ukoliko nemate hotelski sistem morate ručno da menjate broj raspoloživih soba. Takođe, više ne morate da nosite svesku (koja možda još uvek nedostaje na recepciji) ili da trčite na recepciju kad god želite nešto da proverite. Pored toga, ako sistem radi i na mreži, možete se prijaviti sa bilo kog mesta, čak i ako trenutno niste u svom smeštaju. A to sa sobom nosi mogućnost...

3. Online upravljanje rezervacijama

Online hotelski sistem vam takođe daje mogućnost da radite ili uređivanje i upravljanje rezervacijama, na daljinu. Možete pristupiti svom sistemu sa bilo kog mesta i možete upravljati svojim rezervacijama kao da sedite na recepciji. Zamislite da morate da putujete, razboleli ste se ili ste na odmoru i još uvek znate kako da upravljate svojim prijemom. Na primer, možete da premestite sobe, postavite nove cene, promenite popunjenost ili izvršite druga podešavanja koja mogu biti isključivo u vašoj nadležnosti. Zahvaljujući onlajn upravljanju rezervacijama, takođe možete da pružite podršku za prijem na daljinu, na primer tokom jakih meseci.

4. Evidencija hotelskih računa i prometa gostiju

Do sada ste verovatno kreirali naloge gostiju na staromodan način – sve podatke ste iskreno upisali u šablon, zatim odštampali i kreirali fakture da biste sve ponovo izvukli na kraju obračunskog perioda i napravili dnevno zatvaranje ili mesečno obračunavanje. A da biste imali pregled trenutnih prometa, trebalo je da prebrojite i papirite. A sada zamislite da možete da pregledate i kreirate sve finansijske izveštaje u samo nekoliko klikova. Možete lako pronaći trenutnu prodaju i dnevne, nedeljne ili mesečne promete. I, naravno, možete kreirati fakture u sistemu (vidi tačku 5) i otvoriti novi nalog za rezervacije dodatnih usluga i proizvoda.

5. Izrada računa i evidencije na jednom mestu

Bez sumnje, jedna od najvažnijih, a ujedno i najčešće korišćenih funkcija hotelskog sistema biće pravljenje faktura. Sa sopstvenim hotelskim sistemom, više ne morate da se bavite šablonima, listingom, prepisivanjem, proverom podataka i kopiranjem. Tek nakon nove fakture ćete automatski generisati - sistem će koristiti sve podatke iz rezervacije i moraćete samo da odštampate gotov dokument. Na ovaj način možete bez napora kreirati avansne fakture, kao i račune za obračun nakon boravka. Ni grupne rezervacije, razni zajednički nalozi i dodatni dodatni proizvodi neće biti problem. Sa hotelskim sistemom, fakturisanje će biti tako jednostavno da svako može da se nosi sa tim.

6. Elektronsko prijavljivanje policiji za strance

Sećate li se karata za strane goste koje uvek mukotrpno štampate, isečete, možda zapišete, date gostima da potpišu i pošaljete ih (za svoje) stranoj policiji svakog meseca? A sada zamislite da je to prošlost. Da od sada ne morate ništa da radite osim da generišete prijavu gostiju iz inostranstva i pošaljete je policiji mejlom. To će vam doneti mnogo ušteđenog vremena, papira, živaca i novca za poštarinu. Hotelski sistem takođe može ponuditi tako sjajan element.

7. Izveštaj za zavod za statistiku

Hotelski sistem sadrži sve informacije o vašim rezervacijama. Ovo možete koristiti ne samo za svoje potrebe, već i kao korisnu osnovu za Zavod za statistiku. Sistem jednostavno izračunava rezervacije gostiju iz pojedinih zemalja, broj zauzetih kreveta itd... i generiše jasan izveštaj, koji će služiti kao osnova za Zavod za statistiku kao i za Vas. Kako? Pogledajte sledeću tačku.

8. Statistika i pregledi popunjenosti smeštaja

Jasna statistika, koju ne morate da pravite mukotrpno, biće savršena pomoć svakom ponuđaču smeštaja. Više ne morate da odvajate dodatno vreme da biste saznali koji meseci su bili slabiji u pogledu popunjenosti, a koji jaki. Umesto da preturate po opkladama na slagaču, jednostavno generišete izveštaj. A možda ćete naići i na statističke podatke na koje ranije niste obraćali pažnju ili ih niste uzeli u obzir, ali na kraju vam mogu pomoći da bolje ciljate svoju ponudu. Na primer, ako znate da vam tokom leta dolazi mnogo porodica sa decom, možete pripremiti dečiji kutak, dečiji meni za doručak ili kupiti lopte i igre. Za parove tokom jeseni možete pripremiti romantične ponude i aktivnosti, a za sve veći broj gostiju iz Nemačke izradićete letke dobrodošlice i ponuditi svoje usluge na nemačkom jeziku. Jasna statistika je zaista odličan alat.

9. Kreiranje sopstvene baze podataka gostiju

Ova tačka vam možda ništa ne govori, ali verujte mi, dobra baza podataka o kontaktima u svakom poslu danas je neprocenjiva. A pogotovo ako je onlajn, uskladištena u sistemu, jer sigurno nećete tražiti imejl adrese negde na slagačima. I kako se koristi ovakva baza podataka? Gosti koji su vas ikada posetili mogu vam se ponovo obratiti sa novom, zanimljivom ponudom, ili. sa posebnom ponudom za goste koji se vraćaju. Možete im poslati bilten sa novostima u vašem smeštaju, konkursom za vikend,...nikad ne znate koliko svojih bivših gostiju možete privući, a oni će se vratiti zahvaljujući takvoj adresi.

Jesmo li vas ubedili? Ako već tražite hotelski sistem, probajte našu Hotelsku Recepciju koja je veoma jednostavna za korisnike, sadrži mnogo zanimljivih elemenata i nudi odličnu cenu. To je samo 10 evra mesečno i možete isprobati sistem besplatno prvih 15 dana. Pogledajte našu demo verziju i ako imate dodatnih pitanja ne oklevajte da nas kontaktirate. www.hotelskarecepcija.com